Um in der Optik oder Akustik wettbewerbsfähig zu bleiben, muss man sich einiges einfallen lassen. Gerade als Einzelbetrieb oder kleiner Filialist ist die Qualität im Service und beim Handwerk entscheidend, um sich gegen die Konkurrenz großer Konzerne durchzusetzen. Das wird durch den Fachkräftemangel nicht einfacher. Denn um hohe Qualität mit wenigen Mitarbeitern zu gewährleisten, ist Effizienz gefragt.
Wir von IPRO arbeiten seit Jahren daran Ihnen zu helfen, diese Herausforderung zu meistern. Denn ein gutes EDV-System ist dazu da, den Alltag in Ihrem Unternehmen einfacher und reibungsloser zu gestalten. Mit unserer Software winIPRO sorgen wir dafür, dass Abläufe schneller und fehlerfreier ablaufen und Ihre Kunden besser betreut werden können. In diesem Artikel schauen wir uns einige Module, Werkzeuge und Funktionen aus winIPRO an, die Ihnen dabei helfen, sich im Wettbewerb mit der Konkurrenz zu behaupten.
Stark unterschätzt, aber sehr effektiv – Der Kalender
Effizientes Zeitmanagement ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Damit jedem Kunden die größtmögliche Aufmerksamkeit, Zeit und Qualität zuteilwerden kann, ist eine komplexe Zeitorganisation erforderlich. Dreh- und Angelpunkt an dieser Stelle: der Terminkalender. Folgende Funktionen machen dieses Werkzeug für jedes Unternehmen unverzichtbar:
- Online-Terminvereinbarung und Ressourcenplanung
Viele Kunden nutzen selbstverständlich die Online-Terminvereinbarung und die jüngere Generation erwartet dieses Angebot nahezu. Mit Click2Date können sich Ihre Kunden selbstständig und bequem online Termine buchen. Dabei haben sie sogar die Möglichkeit, ihren bevorzugten Berater auszuwählen. Alle Buchungen synchronisieren sich automatisch mit dem Betriebskalender, sodass immer aktuelle Verfügbarkeiten angezeigt werden. Werden diese gut eingestellt, können sowohl Onlinebuchungen als auch Laufkundschaft optimal bedient und Wartezeiten vermieden werden. Zusätzlich können sich Ihre Mitarbeiter viel besser auf Termine vorbereiten, wenn Sie wissen, was sie erwartet.
- Automatisierte Bestätigung und Erinnerung
Ein gebuchter Termin ist nur gut, wenn er auch eingehalten wird. Um die Quote nicht wahrgenommener Termine zu reduzieren, versendet unser Terminkalender Terminbestätigungen und Erinnerungen per SMS oder der SINNO-App. Ein vereinbarter Termin erhöht auch die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufes. Die Verbindlichkeit ist einfach höher als bei Laufkundschaft. Jeder wahrgenommene Termin ist somit auch gut fürs Geschäft.
- Unterstützung Ihrer Mitarbeiter
Nicht nur Ihre Kunden profitieren von einem gut laufenden und gepflegten Kalender. Gerade für die jüngere Generation die Kategorien, wie „Work-Life-Balance“ viel Beachtung schenkt, ist es sehr wichtig, Planungssicherheit zu haben und ganz genau zu wissen, wann sie eingesetzt werden. So bieten Sie über ein optimales Zeitmanagement nicht nur Ihren Kunden einen optimalen Service, sondern entlasten auch gleichzeitig Ihr Team.
Optimierung durch Automatisierung im Betrieb
Jeder von uns kennt es: Es sind nicht unsere geplanten Aufgaben im Terminplaner, die unseren Arbeitsalltag verstopfen, es sind die vielen kleinen Tätigkeiten, die dazwischenkommen, die Ihnen am meisten Zeit stehlen. Üblicherweise handelt es sich dabei um wiederkehrende Aufgaben, wie die tägliche Datensicherung, Kunden über Auftragsstände informieren, den Kassenabschluss usw. Gerade hier können Sie mit Ihrer EDV viel Zeit sparen, denn viele dieser Aufgaben müssen Sie gar nicht selbst erledigen.
- Von der Kundenverwaltung zur Prozessoptimierung
Stellen Sie sich vor fast Ihre komplette Kommunikation mit Ihren Kunden wird wie von selbst erledigt. Eine Brille oder Hörgerät sind abholbereit? Ihr Kunde bekommt eine Nachricht zugesendet. Alle Rechnungen und Dokumente sind direkt nach Kauf für alle Ihre Kunden in Ihrer SINNO abrufbar. Selbst ein Werbezyklus zur Kundenbindung über zwei Jahre – einmal eingerichtet, wird dieser für jeden Kunden durchgeführt. So sparen Sie sich mehrere Stunden administrativer Arbeit pro Woche und haben mehr Zeit für Ihre Kunden.
- Optimal vernetzt im Geschäft
Der Klassiker aller Zeiteinsparung – von vielen propagiert, aber nur wenige liefern hier so ab wie IPRO. Seit es EDV in der Augenoptik gibt, ist es unser Bestreben, alle „Gewerke“ in Ihrem Unternehmen über die Software zu verbinden. Der Schlüssel hierzu sind in die EDV integrierte Schnittstellen. Ob es sich um Refraktions- oder Tracerdaten handelt. Alle Werte werden vom Gerät direkt ins winIPRO übertragen und stehen dann allen weiteren Stationen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung. Alles wird automatisch übernommen und Sie müssen nichts doppelt eingeben.
Vernetzung, Standards und Logistik
Wenn alle Abteilungen im Unternehmen in der Software miteinander verbunden sind und Hand in Hand arbeiten, ist das gut. Aber noch besser ist es, wenn alle Filialen untereinander und mit allen Lieferanten vernetzt sind. Da hat die Branche noch einiges an Arbeit vor sich. Wir von IPRO sind immer ganz vorn dabei, wenn es darum geht, gemeinsame Standards zu etablieren, sodass alle Unternehmen aus der Optik- und Akustikbranche reibungslos miteinander kommunizieren können. Schauen wir uns ein paar Beispiele an:
- Automatische Übergabe von relevanten Daten
Ob Sie eine Zentralwerkstatt in Ihrem Filialverbund nutzen oder die Fernrandungsangebote Ihrer Glaslieferanten in Anspruch nehmen. Über winIPRO kann alles direkt aus der Software angesteuert und verwaltet werden.
- Branchenstandards (1) – Für Optimierung von Kauf- und Bestellvorgängen
Für fast alle Warengruppen der Augenoptiker wurden Übertragungsstandards entwickelt, wie wir sie aus einigen anderen Branchen bereits kannten. Ohne IPRO gäbe es viele dieser neuen Bestellwege heute nicht. Ob Hecht, Eschenbach oder Silhouette, die Besteller fertig verglaster Ray-Ban-Brillen bei Luxottica oder von Cooper-Kontaktlinsen, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Sie alle nutzen Systeme, die den Verwaltungsaufwand bei Bestellung und Lieferung drastisch reduzieren.
- Brachenstandrads (2) – Für Optimierung von Arbeitsabläufen
Digitale Kataloge mit einheitlichen Produktnummern – heute meist EAN-Codes – sind eine zentrale Voraussetzung für die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und auch Plattformen. Während bei der Auftragserfassung die Fassungsform zur Glasoptimierung verwendet wird, will die Webshop-Software wissen, ob es sich um eine Pilot- oder Schmetterlingsform handelt, um einen entsprechenden Suchfilter zu nutzen. Die Werkstatt wiederum kann mit alldem nichts anfangen und speichert zur selben Produktnummer eine hochpräzise Tracer-Form. Alle diese Daten sind direkt über einen elektronischen Lieferschein auslesbar und können zentral, für alle relevanten Abfragen genutzt werden.
Refraktion und Beratung
Natürlich ist die EDV an jedem Knotenpunkt in Ihrem Betrieb in irgendeiner Form präsent. Doch auch in der Beratung und im direkten Kundenkontakt kann Ihre Betriebssoftware viel leisten und für bessere Beratung und mehr Umsatz sorgen. Hier einige Werkzeuge, die dabei helfen:
- Anamnese richtig nutzen
Dass aus der Refraktion und einer ausführlichen Anamnese nicht nur Messwerte, sondern komplette Sehprofile entstehen, ist in vielen augenoptischen Betrieben weit verbreitet. Diese können genutzt werden, um weitere Kommunikationspunkte mit den Kunden anzustoßen und Verkäufe vorzubereiten.
- Kundenbindung automatisieren
Und wenn wir schon bei dem Vorbereiten von Verkäufen sind: Über Ihre EDV können Sie für jeden Neukunden ein Kundenbindungsprogramm einsteuern, das automatisiert durchgeführt wird. So werden Ihren Kunden über zwei Jahre regelmäßig mit Informationen, Angeboten und Werbung versorgt, sodass sie Ihrem Unternehmen so treu wie möglich bleiben.
- Beratung vereinfachen und profitabler machen
Stellen Sie sich vor, jeder Ihrer Mitarbeiter würde optimal verkaufen – genau die Produkte, die bei Ihrer Zielgruppe am besten ankommen und dazu noch die höchsten Umsätze generieren. Hierfür haben wir eine Glasberatungs-App entwickelt, die es Mitarbeitern ermöglicht, optimal zu verkaufen und gleichzeitig Ihren Kunden die beste Beratung zu bieten.
