Sparen Sie Zeit für die wichtigen Dinge

Allerorten wird über den Mangel an Fachkräften geklagt, der auch die Augenoptik und die Hörakustik fest im Griff zu haben scheint. Deswegen haben wir von IPRO uns zusammengesetzt und Ideen für einen adäquaten Umgang mit dieser Herausforderung zusammengetragen.

Viele von Ihnen verbringen täglich mehr als zwei Stunden mit administrativer Arbeit. Diese Zeit geht für weitaus wichtigere Aufgaben verloren. Für uns bedeutet das: Es ist an der Zeit, ein Versprechen der IT zu erneuern: 

Die richtige Software unterstützt Sie dabei, sehr viel Zeit zu sparen – bzw. die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen!

Auch wenn wir Ihnen keine neuen Mitarbeiter vermitteln können, möchten wir Ihnen zeigen, wie IPRO helfen kann, Ihnen mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu verschaffen. Dabei geht es immer wieder um Funktionen, die eigentlich – zum Teil schon lange – geläufig sind, in der Regel aber nicht bzw. nicht vollumfänglich genutzt werden.

Wie mit der intelligenten Nutzung von Kalendern verblüffend viel Zeit gespart wird.

„Da wir eigentlich immer zu wenige sind, müssen wir die Zeit, die wir zur Verfügung haben, sehr gut verteilen“

Andreas Schmidt hat vor 30 Jahren seinen augenoptischen Fachbetrieb gegründet. Heute gehört seine „Augenblick Brillen Kontaktlinsen GmbH“ zu den besonders erfolgreichen Augenoptikern im Umland von Frankfurt am Main. Natürlich leidet er wie die meisten Kollegen unter dem Fachkräftemangel und sucht immer wieder neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

 

Erfahren Sie wie Andreas Schmidt trotz Mitarbeitermangel seinen Kunden dennoch die größtmögliche Aufmerksamkeit, Zeit und Qualität bietet!

„Vor allem ich selbst musste umdenken“

Seit über 100 Jahren ist der Name Rawert in Cuxhafen fest mit der Hörakustik und Augenoptik verbunden. Geschäftsführer Joachim Rawert ist IPRO-Anwender mit zwei Betrieben in Cuxhaven und – als fliegender Akustiker und Optiker – immer wieder auch auf Helgoland. Statt auf Kunden zu warten, setzt er konsequent auf online Terminvereinbarung, um Hohlzeiten zu verhindern.

 

Erfahren Sie wie Jochim Rawert mehr Umsatz generiert, indem er auf feste Termine, anstatt spontaner Besuche setzt.

Lassen Sie sich beraten und vereinbaren Sie einen Termin. Als kleine Erfrischung bringt Ihre IPRO-Beraterin, Ihr IPRO-Berater ein paar Flaschen kalte SeeZüngle Bio-Limonade aus der IPRO-Heimat Baden-Württemberg mit.

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Damit seine Kunden trotz Fachkräftemangel die größtmögliche Aufmerksamkeit, Zeit und Qualität erhalten, arbeitet Andreas Schmift schon seit vielen Jahren mit dem Terminkalender – erst analog, dann digital und heute voll-integriert mit Click2Date, dem winIPRO-Web-Kalender, der sich automatisch mit dem Kalender im Betrieb synchronisiert. 

Im Mittelpunkt stehen neben den Wünschen der Kunden auch die neuen technischen Möglichkeiten, denn in den Corona-Jahren haben sich viele Kunden an diese komfortable Lösung zur Terminvereinbarung gewöhnt. Mehr noch: Die jüngere Generation erwartet ein solches Angebot geradezu.

 

Über die Einteilung der knapp bemessenen Arbeitszeit seines Teams hat sich Andreas Schmidt vergleichsweise früh Gedanken gemacht. „Da wir eigentlich immer zu wenige sind, müssen wir die Zeit, die wir zur Verfügung haben, sehr gut verteilen“, so der Optikermeister. „Dabei setzen wir auf den winIPRO-Kalender Click2Date. In diesem Kalender kann sich jeder Kunde selbst einen Termin buchen und sich dabei sogar für seinen konkreten Berater entscheiden. Dem Laufpublikum bieten wir normale Zeiten von 9 bis 18 Uhr bei einer Stunde Mittagspause an. Dahinter steht eine komplexe Zeitorganisation, die wir ohne EDV gar nicht abbilden könnten.“

 

Kunden, die sich für eine neue Brille, eine Kontaktlinsen-Nachkontrolle oder einen Hörtest interessieren, finden den Kalender auf der Homepage des Betriebs. Dabei werden nur Termine angezeigt, bei denen freie Mitarbeiter mit den passenden Kompetenzen verfügbar und die nötigen Räume nicht belegt sind. Sobald die Kundin oder der Kunde eine Terminanfrage gesendet hat, erfolgt eine Bestätigung der Anfrage – verbunden mit der Ankündigung, dass die endgültige Terminbestätigung bald erfolgen wird. Zeitgleich wird der Termin im winIPRO-Kalender automatisch gesperrt.

 

Zur täglichen Büroroutine gehört es jetzt, die Terminwünsche zu akzeptieren. Dabei erhält der Kunde oder die Kundin eine Bestätigung per E-Mail, die den Termin als Anhang mitliefert, der sich seitens der Kunden bequem in deren Kalender importieren lässt. Und um die Quote von nicht wahrgenommenen Terminen zu reduzieren, erhalten die Kunden jeweils einen Tag vor dem Termin eine Erinnerungs-SMS oder eine Nachricht auf die SINNO-App.

Die Organisation von Kundenkontakten über einen Terminkalender ist eine Sache aber ein weiterer Einsatzbereich wird oft übersehen. „Meine jungen Mitarbeiterinnen denken in Kategorien wie Work-Life-Balance, die es bei meinem Berufseinstieg einfach noch nicht gab. 

Da hilft es ungemein, dass wir die komplizierteren Arbeits- und Urlaubszeiten im winIPRO-Terminkalender verwalten und die ganze Zuordnung im Hintergrund stattfindet – Vor allem ich selbst musste da umdenken“, erklärt Joachim Rawert.

 

Damit verschiebt sich ein Teil der Arbeit nach vorne. Denn nur wenn alle Zeiten eingepflegt sind, funktioniert das System. „Aber den Eingabeaufwand holen wir schon dadurch mehrfach rein, dass weniger telefoniert werden muss“. Da bei der Terminvereinbarung natürlich nur freie Termine und verfügbare Mitarbeiter angezeigt werden, kann jeder Kunden bestmöglich umsorgt und beraten werden. „Ganz traditionell sind wir erzogen worden, auf Kunden zu warten, um die dann optimal zu beraten. Es ist doch klar, dass da reichlich Hohlzeiten entstanden sind, die wir uns heute nicht mehr leisten können.“

 

Der Trend, dass Betriebe, die Terminvereinbarungen anbieten, die Kunden besser auf die Woche verteilen, lässt sich ganz klar belegen. Die Überlast am Wochenende geht zurück, und unter der Woche bleibt mehr Zeit für die Beratung. „Wir wissen, dass Termine häufiger zu Abschlüssen führen als spontane Besuche. Das ist eigentlich klar – denn die Verbindlichkeit ist höher, wenn vorher ein Termin reserviert wurde“.

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Frank Zimmermann

IPRO Berater Nord

Seit Oktober 2017 bin ich als Mitarbeiter bei IPRO tätig. Ich liebe den Umgang mit Menschen und den Vertrieb moderner Software. Privat spiele ich leidenschaftlich Gitarre im Duett „Orange & Black“, bin Feuerwehrmann bei der Freiwilligen Feuerwehr Gülzow und genieße das Motorradfahren.

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Ralph Wahnschaffe

IPRO Berater NRW & Luxemburg

Seit Juli 1991 bin ich bei IPRO tätig. Mich begeistert vor allem die Zusammenarbeit mit meinen Arbeitskollegen, IPRO als Innovationsmotor mit Produkten wie der SINNO APP und winIPRO sowie meine Leidenschaft für Sport.

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Axel Hantke

IPRO Berater BaWü & Schweiz

Bereits während meiner Zeit im Lehrbetrieb hat mich die IPRO Software begeistert. Nun bin ich glücklich, Mitglied des IPRO Teams zu sein. In meiner Freizeit genieße die Zeit im Freien mit meiner Hündin Tara sowie die wertvollen Momente mit Familie und Freunden.

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